Por muy bien planificado que esté el presupuesto del curso, siempre aparecerá algún gasto que nadie previó. El calefactor del aula se daña en julio, el colegio pide materiales de último minuto para un acto, o un alumno necesita apoyo económico urgente. Los imprevistos son parte de la realidad de cualquier tesorería escolar.
La diferencia entre un tesorero preparado y uno que no lo está es cómo responde cuando eso ocurre.
La solución más efectiva: el fondo de imprevistos
La forma más simple de manejar los gastos imprevistos es anticiparlos en el presupuesto. Al calcular la cuota mensual, agrega un 10% al total proyectado y destínalo explícitamente a un fondo de imprevistos. Comunícalo así a los apoderados desde el inicio del año.
Este enfoque tiene varias ventajas:
- Los apoderados ya saben que existe ese fondo y aceptaron financiarlo.
- No necesitas convocar reuniones de emergencia para aprobar gastos menores.
- Si el fondo no se usa, puede destinarse a una actividad extra al final del año o devolverse a los apoderados.
¿Qué hacer si el imprevisto supera el fondo disponible?
A veces el gasto imprevisto es mayor a lo que tienes reservado. En esos casos, el proceso correcto es:
- Comunicar de inmediato al presidente del curso y a la directiva antes de tomar decisiones unilaterales.
- Convocar una votación rápida por WhatsApp para gastos urgentes de monto medio. Una mayoría simple de los apoderados que respondan es suficiente para aprobar el gasto.
- Solicitar un aporte extraordinario voluntario si el gasto es de gran magnitud. Sé transparente sobre el monto, el motivo y a quién va destinado.
Lo que nunca debes hacer es adelantar dinero de tu propio bolsillo sin dejar constancia, o pagar sin haber comunicado la situación antes. Aunque lo hagas con la mejor intención, ese tipo de movimientos puede generar dudas.
Reglas básicas para aprobar un gasto imprevisto
Define estas reglas al inicio del año y compártelas con los apoderados:
- Gastos menores a un monto X (ej: $10.000): puedes aprobarlos tú directamente si tienen comprobante y están dentro del fondo de imprevistos.
- Gastos entre X e Y: aprobación de la directiva del curso (presidente + tesorero).
- Gastos mayores a Y: votación en reunión o por mensaje con los apoderados.
Tener estas reglas por escrito evita conflictos y te protege si alguien cuestiona alguna decisión.
Registra el imprevisto aunque sea incómodo
Algunos tesoreros evitan registrar ciertos gastos imprevistos porque se sienten inseguros de haberlos aprobado solos. Ese es el peor camino. Siempre es mejor registrar el gasto, documentarlo con su comprobante y explicarlo en la próxima rendición de cuentas que pretender que no ocurrió.
La transparencia retroactiva, aunque no es ideal, es infinitamente mejor que el ocultamiento. Los apoderados suelen comprender los imprevistos cuando se les explica con honestidad.